چگونه در کرونا تایم جلسات بهتری برگزار کنیم؟

هنگام برگزاری جلسه

سخت‌ترین کار در هنگام برگزاری یک جلسه از راه دور مدیریت زمان است. افراد در هنگام دورکاری، مدیریت زمان کمتری دارند و گاها فراموش میکنند که در حال کار هستند. در نتیجه یک فرد (معمولا دعوت کننده یا درخواست کننده جلسه) باید مدیریت جلسه را با توجه به مقدمه‌ای که ارسال کرده است به عهده بگیرد.

اگر اقدامات زیر انجام شود خروجی جلسه هم بهینه خواهد شد:

• تعیین حد و حدود جلسه. بعضی مواقع در هنگام صحبت کردن موضوعات متفاوت باز میشود. بهترین راه حل برای از دست نرفتن زمان و خارج نشدن از محدوه جلسه، فراموش کردن این موضوعات در هنگام برگزاریست! مثلا اگر فردی در هنگام تعیین راه حل برای ایجاد یک وب سرویس در مورد نحوه پیاده سازی ارتباط با دیتابیس نظر بدهد، بهتر است محترمانه به او یادآوری کنید که این جلسه در این مورد نیست و میتوانیم در صورت ضروری بودن در یک جلسه جداگانه به این موضوع بپردازیم. در غیر اینصورت ممکن است ساعت‌ها برای یک جلسه هدر برود.
• تعیین زمان جلسه. بهتر است جلسه بیشتر از یکساعت نباشد. جلسات بیشتر از یکساعت بدون خروجی و با راندمان پایین هستند چرا که افراد به حرافی و روده درازی روی خواهند آورد که آفت بزرگی برای برگزاری جلسات است. همه باید بدانند که وقت با ارزش است. اگر خروجی جلسه در این زمان محقق نشد، ادامه جلسه را به بعد موکول کنید. این کار ممکن است تصمیم گیری را عقب بیاندازد اما از طرف دیگر به افراد فرصت تفکر بهتر و استراحت را خواهد داد. این باعث بهبود خروجی جلسه می‌شود.
• یک کاسه کردن افراد! برخی از این نشست‌ها، میزبان افرادی هستند که برای اولین بار با یکدیگر صحبت می‌کنند. در نتیجه بهتر است چند دقیقه ابتدایی جلسه از همه بخواهید خود را معرفی کنند و هم چنین زمانی را صرف توضیح هدف جلسه و خروجی مورد نظر جلسه بکنید. به این صورت می‌توانید افراد را اصطلاحا در یک صفحه نگه دارید.
• زمانبندی. سعی کنید بعد از یک مقدمه نظرات مختلف را جمع کنید و در همان هنگام برگزاری اقدام به تهیه یک صورت جلسه و یا حداقل action point هایی برای کل حاضرین بکنید. اگر در خصوص تعیین موضوع و حد و حدود جلسه موفق عمل کرده باشید قاعدتا یک action point بیشتری نخواهید داشت و آن هم خروجی جلسه شماست.
• جمع بندی. تا قبل از پایان جلسه حتما با تمام اعضا به جمع بندی نهایی برسید. این نتیجه گیری می‌تواند ادامه بحث در یک جلسه دیگر باشد اما مهم است که در پایان زمان همه افراد حاضر نسبت به خروجی، ایده شفافی داشته باشند.
• مفید برگزار کردن. از افراد حاضر بخواهید در مدت جلسه کوتاه و مختصر پاسخ دهند. اگر احساس کردید فردی خارج از چارچوب جلسه در حال ادامه بحث است سریعا او را متوقف کنید‌ و کمبود زمان را به او یادآوری کنید.
• بعد از صحبت کردن صدای میکروفون خود را ببندید (میوت) کنید.
• در هنگام استفاده از ویدیو از ایجاد حرکت‌هایی که تمرکز صحبت کننده یا دیگران را برهم بزند پرهیز کنید.
• در صورت نیاز به تایید فرد متکلم، نیازی به حرف زدن نیست و با حرکت دست یا سر میتوانید‌ سرعت بازخورد را بالا ببرید.
• اگر در‌ میان صحبت یکدیگر وارد شدید چند ثانیه سکوت کنید تا مشخص شود که چه کسی در اولویت است.

بعد از برگزاریبعد از برگزاری جلسه خروجی مورد نظر را در یک ساختار مناسب تهیه و برای همه افراد و ذینفعان ارسال کنید. از همه بخواهید مطالعه و نظر بدهند. در صورت نیاز به برگزاری یک جلسه جدید، در این خروجی به اطلاع همه برسانید.

مواردی که گفتم شاید بسیار ساده باشند اما رعایت کردن آن‌ها نیاز به بلوغ از طرف همه اعضای جلسه دارد. دقت داشته باشید که این پست در مورد جلسه در زمان دورکاری است و در این زمان برگزاری جلسات بسیار سخت‌تر از زمانی است که افراد در کنار یکدیگر کار می‌کنند.