رفتن به نوشته‌ها

چگونه در کرونا تایم جلسات بهتری برگزار کنیم؟

قبل از هرچیز برای همه شما آرزوی سلامتی دارم و امیدوارم هر چه سریعتر همه چیز به حالت عادی برگرده.

خیلی از شرکت‌ها و وبلاگ‌ها در مورد ابزارها و‌شیوه‌های بهتر در این زمان نوشتن و به نظرم تکراری خواهد بود که من هم به همون‌ موارد بپردازم. در نتیجه تنها به یک موضوع خاص خواهم پرداخت، اون هم‌ نحوه اجرای جلسات به صورت ریموت هست.

ابزارها

قطع به یقین اولین چیزی که به ذهن شما خواهد رسید، استفاده از ابزارها برای راحت‌تر کردن برگزاری هست. علیرغم تبلیغات، ابزارهای زیادی برای جلسات طولانی یا با تعداد بالا وجود ‌ندارد. در حال حاضر با توجه به فشار بسیار بالایی که به زیر ساخت‌های ویدیویی وارد شده انتظار با کیفیت بودن تمام مکالمات ویدیویی بیهوده است. اما در حال حاضر zoom تقریبا بیشترین و بهترین ارتباط تصویری را ارایه می‌دهد.

اقدامات قبل از جلسه

بهترین جلسات، کوتاهترین آنهاست! این تجربه من در این چند سال است. جلسات سرپایی و مکالمات دو نفره نوعی جلسه هستند که شما معمولا در محل کار به تعداد بالا برگزار میکنید و چون وقت و انرژی شما برای توضیح یک موضوع خاص در زمان بسیار کم به یک فرد صرف می‌شود، آسان و راحت به نظر می‌آید.

اما زمانی کار سخت می‌شود که میدانیم تعداد افراد در جلسه بیشتر از دو یا سه نفر هست که شاید برخی از اونها رو تا بحال از نزدیک ندیدیم.

در این صورت بهتر هست که قبل از جلسه با توجه به ماهیت جلسه، توضیحات مربوط به موضوع جلسه و نتیجه مورد نیاز جلسه در یک صفحه و به صورت خلاصه در اختیار تمام اعضا قرار بگیرد. برخی از افراد دعوتنامه جلسه را برای این منظور استفاده می‌کنند که اتفاقا کاربردی هم هست. بعضی دیگر هم از یک صفحه مثلا confluence استفاده می‌کنند. در نهایت اینکه کجا عرضه می‌شود مهم نیست، بلکه مهم این هست که همه افراد دعوت شده، این مقدمه را مطالعه و در ذهن خود داشته باشند.

این شیوه یک منفعت بزرگ دارد. آن هم صرفه‌جویی در زمان اولیه جلسه و به قول خودمون رفتن سر اصل مطلب هست. توضیحات ارائه شده باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد :

  • خلاصه‌ترین حالت ممکن باشد.
  • تحلیل یا پیش داوری نداشته باشد.
  • خروجی مورد انتظار جلسه قید شود. مثلا اگر جلسه برای تعیین زمان بندی یا مشخص کردن نیازمندی‌های یک وظیفه یا تسک خاص هست، مشخصا قید شود. در اینصورت همه اعضا به صورت خودکار ذهن خود را آماده خواهند کرد.
  • در دسترس همه باشد.
  • برای همه اعضا قابل فهم باشد.

به عنوان نمونه اگر میخواهید در یک مساله فنی تصمیم گیری کنید، بهتر است قبل از هر چیزی از تمامی اعضای درگیر در موضوع بخواهید که ایده‌های خود را در یک صفحه مشترک (مثل confluence یا google docs) به اشتراک بگذارند. در این صورت برخی از ایده‌ها قبل از جلسه حذف یا جذاب می‌شوند و به صورت خودکار جلسه شکل ساختاری بهتری خواهد گرفت.

confluence-decision-min
نمونه‌ای از یک صفحه تصمیم گیری

هنگام برگزاری جلسه

سخت‌ترین کار در هنگام برگزاری یک جلسه از راه دور مدیریت زمان است. افراد در هنگام دورکاری، مدیریت زمان کمتری دارند و گاها فراموش میکنند که در حال کار هستند. در نتیجه یک فرد (معمولا دعوت کننده یا درخواست کننده جلسه) باید مدیریت جلسه را با توجه به مقدمه‌ای که ارسال کرده است به عهده بگیرد.

اگر اقدامات زیر انجام شود خروجی جلسه هم بهینه خواهد شد:

  • تعیین حد و حدود جلسه. بعضی مواقع در هنگام صحبت کردن موضوعات متفاوت باز میشود. بهترین راه حل برای از دست نرفتن زمان و خارج نشدن از محدوه جلسه، فراموش کردن این موضوعات در هنگام برگزاریست! مثلا اگر فردی در هنگام تعیین راه حل برای ایجاد یک وب سرویس در مورد نحوه پیاده سازی ارتباط با دیتابیس نظر بدهد، بهتر است محترمانه به او یادآوری کنید که این جلسه در این مورد نیست و میتوانیم در صورت ضروری بودن در یک جلسه جداگانه به این موضوع بپردازیم. در غیر اینصورت ممکن است ساعت‌ها برای یک جلسه هدر برود.
  • تعیین زمان جلسه. بهتر است جلسه بیشتر از یکساعت نباشد. جلسات بیشتر از یکساعت بدون خروجی و با راندمان پایین هستند چرا که افراد به حرافی و روده درازی روی خواهند آورد که آفت بزرگی برای برگزاری جلسات است. همه باید بدانند که وقت با ارزش است. اگر خروجی جلسه در این زمان محقق نشد، ادامه جلسه را به بعد موکول کنید. این کار ممکن است تصمیم گیری را عقب بیاندازد اما از طرف دیگر به افراد فرصت تفکر بهتر و استراحت را خواهد داد. این باعث بهبود خروجی جلسه می‌شود.
  • یک کاسه کردن افراد! برخی از این نشست‌ها، میزبان افرادی هستند که برای اولین بار با یکدیگر صحبت می‌کنند. در نتیجه بهتر است چند دقیقه ابتدایی جلسه از همه بخواهید خود را معرفی کنند و هم چنین زمانی را صرف توضیح هدف جلسه و خروجی مورد نظر جلسه بکنید. به این صورت می‌توانید افراد را اصطلاحا در یک صفحه نگه دارید.
  • زمانبندی. سعی کنید بعد از یک مقدمه نظرات مختلف را جمع کنید و در همان هنگام برگزاری اقدام به تهیه یک صورت جلسه و یا حداقل action point هایی برای کل حاضرین بکنید. اگر در خصوص تعیین موضوع و حد و حدود جلسه موفق عمل کرده باشید قاعدتا یک action point بیشتری نخواهید داشت و آن هم خروجی جلسه شماست.
  • جمع بندی. تا قبل از پایان جلسه حتما با تمام اعضا به جمع بندی نهایی برسید. این نتیجه گیری می‌تواند ادامه بحث در یک جلسه دیگر باشد اما مهم است که در پایان زمان همه افراد حاضر نسبت به خروجی، ایده شفافی داشته باشند.
  • مفید برگزار کردن. از افراد حاضر بخواهید در مدت جلسه کوتاه و مختصر پاسخ دهند. اگر احساس کردید فردی خارج از چارچوب جلسه در حال ادامه بحث است سریعا او را متوقف کنید‌ و کمبود زمان را به او یادآوری کنید.
  • بعد از صحبت کردن صدای میکروفون خود را ببندید (میوت) کنید.
  • در هنگام استفاده از ویدیو از ایجاد حرکت‌هایی که تمرکز صحبت کننده یا دیگران را برهم بزند پرهیز کنید.
  • در صورت نیاز به تایید فرد متکلم، نیازی به حرف زدن نیست و با حرکت دست یا سر میتوانید‌ سرعت بازخورد را بالا ببرید.
  • اگر در‌ میان صحبت یکدیگر وارد شدید چند ثانیه سکوت کنید تا مشخص شود که چه کسی در اولویت است.
بعد از برگزاریبعد از برگزاری جلسه خروجی مورد نظر را در یک ساختار مناسب تهیه و برای همه افراد و ذینفعان ارسال کنید. از همه بخواهید مطالعه و نظر بدهند. در صورت نیاز به برگزاری یک جلسه جدید، در این خروجی به اطلاع همه برسانید.

مواردی که گفتم شاید بسیار ساده باشند اما رعایت کردن آن‌ها نیاز به بلوغ از طرف همه اعضای جلسه دارد. دقت داشته باشید که این پست در مورد جلسه در زمان دورکاری است و در این زمان برگزاری جلسات بسیار سخت‌تر از زمانی است که افراد در کنار یکدیگر کار می‌کنند.

منتشر شده در تجربیات

اولین باشید که نظر می دهید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Translate »